Zarządzanie zmianą - cykl 7 - Osiągaj krótkookresowe sukcesy (quick wins)

Szybkie sukcesy dają pracownikom sygnał, że zmiana ma sens, podtrzymują ich motywację a także pozwalają na zmierzenie się z mniej przyjemnymi elementami zmiany. Kolejność wyboru działań nie powinna być przypadkowa, gdyż to od nich zależy jak szybko przyniosą efekty i przysporzą oczekiwane korzyści.

Ludwik uznał, że stado potrzebuje dowodu potwierdzającego celowość podejmowanych działań - i to szybko.

Zmiana z reguły wymaga długiego czasu wdrożenia, ludzie nie wyruszą w drogę, jeżeli nie zobaczą sukcesu w krótkiej perspektywie. Świat pędzi, każdy oczekuje efektu na tu i teraz a czasami nawet na przysłowiowe "wczoraj". Według J. Kottera, ludzie nie mają wiele cierpliwości, więc dowody powodzenia realizacji wizji zmian muszą pojawić się stosunkowo wcześnie. Najpewniejszą gwarancję sukcesu dają szybkie, oczywiste i jednoznaczne zwycięstwa wyraźnie związane z wizją zmiany organizacji. Realizacja krótkoterminowych celów daje poczucie sukcesu i informacje, że zmierzamy w odpowiednim kierunku. Wykorzystywanie szybkich i efektywnych metod jest podwaliną działań długoterminowych zbliżających nas do realizacji wizji.

Pamiętaj, że pierwsi zwiadowcy nie muszą wybrać nowego domu, lecz znaleźć kilka nadających się miejsc.

Stworzenie kultury wspierającej realizację celów a jednocześnie budzącej w pracownikach pozytywne odczucia, ma znaczący wpływ na organizację, wzmacniając niepisaną umowę społeczną. Dobrą strategią, jest wybranie do ważnych zadań pracowników, którzy przyczynią się do stworzenia wysokich morale i osiągną świetne wyniki w krótkim czasie. Inni członkowie zespołu, widząc wzór, sami też chętniej zaczną propagować nowy styl oczekiwany w związku z toczącą się zmianą. Umowa społeczna definiuje zachowania gdzie nikt nie chce być w tyle, gdy wszyscy inni świetnie sobie radzą z adoptowaniem zmiany i odnoszą sukcesy za które są doceniani. Każdy z nas, nawet największy introwertyk potrzebuje uznania, posiadając jednocześnie ukrytą chęć bycia zauważonym. Jako jednostka potrafimy iść sami i osiągać wiele ale tylko w grupie jesteśmy w stanie otrzymać uznanie, docenienie i szacunek dla naszych podjętych przedsięwzięć. Dostrzeganie postępów przez lidera na tym etapie zmiany jest pozytywnym wzmocnieniem, które daje poczucie, że nasze wysiłki mają znacznie większą wartość niż wpływające na konto comiesięczne wynagrodzenie.

Presja społeczna działa równie skutecznie w stadzie pingwinów, jak w społecznościach ludzkich.

Podzielenie projektu na etapy i angażowanie wielu osób pozwoli na celebrowanie kolejnych, cząstkowych sukcesów, zapewniając stały dopływ zaangażowania w kolejnych etapach. Testując różne sposoby, szybko też uda nam się stwierdzić, co się nie sprawdza, i stopniowo dochodzić do rozwiązań, które są skuteczne. Wprowadzając tą konkretną zmianę, pamiętajmy, że robimy ją po raz pierwszy, jeszcze nikt nie był na mecie i nie widział efektu końcowego. Przygotowanie ludzi na balans pomiędzy porażkami a zwycięstwami pozwoli zapanować nam nad falą frustracji, gdy będziemy doznawać bessy podczas realizacji projektu. Dlatego jeżeli odniesiemy sukces należy świętować trwającą hossę i podnosić morale zespołu, które skłonią jeszcze nieprzekonanych pracowników do poparcia wizji a już przekonanych wyniosą ponownie na wewnętrzną falę motywacji.

Trwająca od wczesnego ranka do późnego popołudnia impreza okazała się wielkim sukcesem.

Jednym z ciekawych rozwiązań aby efektywnie wywoływać sukcesy a następnie je celebrować jest "inicjatywa szybkich rezultatów". Stworzenie kilku grup projektowych da nam szansę na eksperymentowanie z rozmaitymi podejściami. Mierząc efekty lub wspólnie oceniając szanse powodzenia każdego rozwiązania, szybciej uzyskamy zadowalający rezultat każdego z wytyczonych etapów.

Cykliczne spotkania grup projektowych pozwolą na poznanie i szybką wymianę zdobytej wiedzy.

Możliwość sprawdzania postępów w każdej z grup i wspólne dzielenie się spostrzeżeniami tworzy poczucie pilności spraw jak również wyzwala ducha rywalizacji. Dokonywanie postępów w ważnych zadaniach jest czynnikiem najsilniej pobudzającym pozytywne emocje i motywację do dalszych działań.

Jednocześnie źródłem najskuteczniejszych zmian w organizacji, o których powinniśmy pamiętać są eksperymenty generowane na samym dole a nie te, które przychodzą z samej góry. W trakcie każdej zmiany liderzy i ich pracownicy uczą się nowych umiejętności, odnosząc sukces propagują nowe podejście wśród innych, dając też przykład, że zmiana się dokonuje. Jako lider mamy obowiązek zadbać o to, aby rozwiązania i zadania nie zostały narzucane. Nie możemy w pełni kontrolować wyniku, nasi ludzie, zespoły, uczą się w trakcie wykonywania zadań i często znajdują nowe rozwiązania czy podejścia nie do końca zgodne z naszym planem strategicznym. Gdy pozwalamy im eksperymentować zyskują przestrzeń by naprawdę się doskonalić i poprawiać to, czego wymaga strategia. Zabierając pracownikom możliwość samorealizacji, zwalniamy ich z odpowiedzialności za wynik, którego od nich oczekujemy.

Kiedy zapewnisz członkom zespołu sposoby odkrywania i sprawdzania nowych podejść, małe sukcesy dadzą im pewność siebie potrzebną do próbowania nowych rzeczy i wyjścia ze starych wzorców, opuszczenia statusu quo.

Pamiętaj, że częścią twoje roli lidera jest pomóc pracownikom w osiąganiu rzeczywistych rezultatów, tworząc tym samym szansę szybkiego cieszenia się prawdziwymi sukcesami.

Na tym etapie warto być świadomym tego, że:

• Długofalowe procesy powinny zostać podzielone na krótsze odcinki;

• Efektywne zarządzenie sekwencją działań przybliża do osiągnięcia szybkich rezultatów;

• Pracownikom potrzebne są dowody potwierdzające celowość podejmowanych działań;

• Celebrowanie małych sukcesów napędza do dalszego działania;

• Komunikowanie postępów szerokiemu gronu odbiorców, pozwala zarazić entuzjazmem nieprzekonanych;

• Motywacją pozapłacową jest: uznanie, poczucie rozwijania się, wyzwanie;

• Pozytywne emocje, wzmacniają motywację i wpływają na sposób postrzegania zadań do wykonania.

Chcesz więcej?

Zapraszam po więcej inspiracji do kolejnych odcinków cyklu.

*Artykuł inspirowany książką "Gdy góra lodowa topnieje" - John Kotter'a. W artykule zostały wykorzystane fragmenty tej książki.

Artykuł jest częścią (7 z 9 artykułów) serii pt. O zarzadzaniu zmianą, dedykowanej Menedżerkom i Menedżerom zainteresowanym praktycznym zastosowaniem metodyk wdrażania zmian w biznesie i życiu.

Informacje o Autorce: Małgorzata Lektarska

Ekspertka w obszarze budowania i zarządzania efektywnymi zespołami. Specjalizuje się w szkoleniach dla kadry managerskiej w zakresie kształtowania postaw liderskich ucząc praktycznego wykorzystania narzędzi z zakresu kompetencji miękkich.

Działa w obszarze Lean Management i Lean Manufacturing wspierając rozwój firm co wpływa na efektywne ich zarządzanie. Ponad 15-letnie doświadczenie w zarządzaniu obszarami biznesowymi dla wiodących firm w branży finansowej, zaowocowało praktyczną specjalizacją w zakresie szkoleń sprzedażowych i podnoszniu kompetencji menedżerów i menedżerek.

Rozwijając ludzi, wspiera firmy w udoskonalaniu procesów biznesowych. Jako konsultant zewnętrzny pracuje z firmami nad poprawą procesów ułatwiających i umożliwiających wdrożenie nowoczesnego modelu zarządzania. Wspiera działy HR w budowaniu efektywnej polityki zarządzania zasobami ludzkimi.